A transformação digital é mais do que apenas uma tendência: é uma necessidade vital para as empresas permanecerem competitivas e relevantes. Se você trabalha diariamente com contratos, uma parte fundamental dessa transformação é a implantação de um software de gestão de documentos (DMS), como o Linte.
Embora os benefícios dessa tecnologia sejam indiscutíveis, muitas empresas enfrentam resistência cultural durante a sua implementação, o que inclui desde uma oposição natural à mudança até questões mais enraizadas, como o apego à forma como os processos são realizados dentro da organização.
Dito isso, como você pode garantir que sua equipe e seus colegas vão abraçar essa mudança com sucesso? Neste blogpost, vamos explorar estratégias eficazes e trazer dicas práticas para combater as oposições culturais antes, durante e até mesmo depois do processo de implantação de uma ferramenta como o Linte.
Confira:
Como se preparar para a implantação de um DMS
Muito mais que estrutura técnica e orçamento, é necessário que a sua empresa esteja madura culturalmente para receber um software que vai alterar substancialmente o modus operandi de diversos processos internos - frequentemente envolvendo mais de uma área.
Abaixo trazemos um passo a passo resumido com a sugestão de 3 etapas importantes para essa preparação:
1. Comunique o contexto e os objetivos desejados
Antes de implementar qualquer software, é crucial comunicar claramente a visão e os objetivos que essa mudança deve trazer. Mostre como isso beneficiará a empresa, as áreas direta e indiretamente afetadas, os funcionários e os clientes internos e externos, se houver.
É importante também haver um alinhamento sobre os motivos que culminaram na decisão: pode ter sido um caso específico, uma vontade de modernização ou um processo que precisa ser revisto.
Se possível, compartilhar as metas estabelecidas também pode auxiliar a aumentar a aceitação e posteriormente o engajamento dos colaboradores. Uma comunicação transparente estabelece expectativas e reduz o medo do desconhecido.
2. Crie um time de líderes de mudança
Contar com embaixadores é sempre uma estratégia interessante ao introduzir novos processos ou novas ferramentas para dentro da empresa. Nossa dica é identificar e treinar pessoas que sejam defensores entusiastas da transformação digital.
Elas não precisam ser de fato gestoras de equipes dentro da empresa, embora o fator de influência desempenhe um papel relevante nesse caso. O mais importante, porém, é formar um time que ajude a espalhar a mensagem e a liderar pelo exemplo.
Quando as pessoas tiverem dúvidas, sejam elas técnicas ou mais gerais, é interessante elas poderem recorrer a colegas que elas já conhecem e em quem confiam. Isso vai facilitar o processo de aceitação e utilização efetiva da plataforma por parte de todos.
3. Proporcione treinamento adequado
Invista em treinamentos abrangentes para os funcionários. Certifique-se de que todos tenham as habilidades necessárias para usar de maneira eficiente o software. Isso não apenas reduzirá a resistência, mas também aumentará a produtividade.
Aqui na Linte, por exemplo, nós realizamos um completo processo de onboarding, momento em que a ferramenta é configurada da melhor maneira para o uso por parte da empresa. Esse período também inclui capacitação para os colaboradores que utilizarão o Linte no dia a dia, desde os mais assíduos até quem não participará tanto do fluxo.
A inclusão de todos, no entanto, é primordial para engajar a equipe e ajudar a quebrar a resistência cultural que pode ainda existir.
7 dicas para combater as oposições culturais
Além do passo a passo que apresentamos acima, pensamos também em trazer dicas rápidas que podem te auxiliar nesse processo de evolução cultural dentro da organização. Veja só:
1. Envolver as partes interessadas desde o início
Inclua as equipes relevantes no processo de seleção do software. Isso dará a eles uma sensação de propriedade e voz no processo. Quanto antes pessoas-chave forem englobadas, menores as chances de haver resistência cultural por parte de suas equipes.
2. Destacar os benefícios cotidianos
Em vez de focar em benefícios gerais que pouco se aplicam à realidade da sua empresa, mostre como o software de gestão de contratos pode simplificar o trabalho diário dos funcionários, economizar tempo e reduzir erros. Eles devem entender como isso afeta positivamente suas vidas profissionais.
3. Promover uma cultura de aprendizado
Encoraje a aprendizagem e a adaptação constantes. Isso ajudará a criar uma cultura que abrace a mudança como algo natural e necessário. A implementação de um DMS como o Linte pode ser apenas o início de uma transformação mais profunda na sua organização!
4. Fornecer suporte adequado
Além dos treinamentos que mencionamos no passo a passo acima, é indispensável disponibilizar também recursos de suporte técnico para resolver problemas e responder a perguntas, principalmente nos primeiros meses de uso efetivo da nova ferramenta. Os funcionários precisam se sentir apoiados durante a transição.
5. Celebrar as conquistas
O processo de implementação de um software de gestão de contratos não é simples, especialmente se há uma grande resistência cultural interna. Reconheça e comemore marcos alcançados durante esse período. Isso reforça positivamente o progresso e mantém a equipe motivada.
6. Feedback e melhoria contínua
A conclusão da implementação do software não significa necessariamente que o tópico está encerrado. Crie canais para que os funcionários forneçam feedback sobre a ferramenta e o processo de transformação digital. Use esses insights para fazer melhorias contínuas.
7. Liderança forte e exemplo pessoal
Por último, uma dica que serve para todos os momentos do processo de contratação, treinamento e uso do novo CLM. Quando líderes da empresa lideram pelo exemplo, neste caso abraçando a ideia do novo software e demonstrando seu compromisso com a transformação digital, a tendência é que os demais colaboradores façam o mesmo e as oposições culturais se tornem menores e mais fáceis de serem contornadas..
A transformação digital é um processo desafiador, mas as empresas que conseguem superar as oposições culturais colhem os benefícios significativos em termos de eficiência, precisão e inovação.
Ao seguir essas estratégias, você estará preparado para uma implementação bem-sucedida do software de gestão de contratos e para garantir que sua equipe abrace a mudança de maneira positiva.
Lembre-se, a cultura empresarial é um dos ativos mais valiosos da sua organização, e alinhar essa cultura com a transformação digital é fundamental para o seu sucesso futuro.
E aí, gostou de saber mais sobre como ultrapassar barreiras culturais no processo de transformação digital na sua empresa? Então bora descobrir como o Linte pode auxiliar nas situações que você vive na sua empresa?
